Aunque el formulario de documento impreso tradicional seguirá siendo parte de nuestras vidas en el futuro previsible, cada vez más papel será reemplazado por formularios de páginas web y otros formatos creados para pantallas. Si bien las ventajas del formulario web superan en número a las de un formulario impreso, recordemos las ventajas de las copias impresas.

Es un mundo digital. ¿Por qué todavía hay formularios impresos?

• Fácil de guardar para más tarde

  Algunos formularios no deben completarse de inmediato. Un documento impreso es fácil de tomar y completar en un momento posterior sin tener que ubicar el mismo sitio web o programa nuevamente.

• Legible mientras dure el papel

  Mientras se conserven los archivos en papel, no hay problemas para poder leer los datos muchos años después. Los bibliotecarios e historiadores de hoy luchan por leer la comunicación del trabajo almacenada en disquetes de las décadas de 1980 y 1990. Aunque Excel y otros mecanismos de datos que usamos hoy están diseñados para la portabilidad, no es imposible que se vuelvan difíciles de analizar en algún momento en el futuro.

• Autenticidad

  Aunque las firmas digitales están ganando una mayor aceptación, hay contratos (como el matrimonio), declaraciones juradas y otras ocasiones solemnes en las que una firma manuscrita es el único camino a seguir.

La mayoría de las veces, estas ventajas no superan la velocidad y la organización ganadas al reemplazar la impresión por formularios web. Cuando la información requerida se puede recopilar en línea a través de un formulario web, todos ganan. La tierra gana mediante el uso reducido de papel. La comunicación es instantánea, y las necesidades de entrada de datos se reducen enormemente después de la presentación de los envíos. En la web, no importa qué tipo de computadora se use y no se necesitan aplicaciones de software especiales para mostrar y usar un formulario. De hecho, en el mundo actual que depende de los dispositivos móviles, los formularios web han evolucionado para funcionar en dispositivos móviles y son receptivos (adaptables) a la mayoría de las resoluciones de pantalla.

Algunas ventajas adicionales del formulario web que damos por sentado:

• Los formularios web se comprueban por completo

  Los formularios web pueden comprobarse a sí mismos para asegurarse de que los campos más importantes no se dejen en blanco y que se ingrese el tipo correcto de información.

• Confirmación de Envío

  Los formularios web mejoran el servicio al cliente. Mientras que con los formularios en papel hay pocas pruebas de que se recibió, los formularios web tienen correos electrónicos de confirmación que reconocen cada envío.

• Almacenamiento automático y análisis de los datos enviados.

  Con la configuración correcta, los formularios web pueden almacenarse inmediatamente en una base de datos. A diferencia de los documentos impresos, ningún ser humano debe participar en el procesamiento de los formularios uno por uno.

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