Transicion a formularios electrónicos para mejorar la gestión de la información
Sin embargo, dos desarrollos en la tecnología han llevado a muchas entidades a considerar y adoptar formularios electrónicos como uno de los estándares para la comunicación. Estos desarrollos son:
1) Uso de Internet como una puerta de enlace avanzada para el envío y el intercambio de información.
2) Disponibilidad de sistemas de gestión de documentos digitales y soluciones de gestión de contenido empresarial que abarcan y funcionan bien con formularios electrónicos.
Las ventajas de los formularios electrónicos son bastante evidentes:
- Exactitud y consistencia: la tecnología de formularios electrónicos permite que las fórmulas preconfiguradas realicen cálculos automáticamente cuando se debe insertar un valor en un campo (por ejemplo, un valor total en dólares). Puede interactuar con las bases de datos para rellenar automáticamente ciertos campos en los que se debe completar la información pertinente y asi evitar errores de ilegibilidad. Estas capacidades proporcionan una mayor eficiencia y una información precisa que resulta en procesos de trabajo optimizados.
- Automatización en el flujo de trabajo: los formularios electrónicos tienen la capacidad de integrarse en los flujos de trabajo automatizados existentes que tiene una organización para el enrutamiento de la información con fines de aprobación. Esto crea una mayor eficiencia y reduce los cuellos de botella que de otro modo existirían en un entorno basado en papel.
- Mayor seguridad: algunos formularios electrónicos pueden diseñarse para mostrar diferentes vistas del mismo formulario a diferentes usuarios en función de sus funciones y responsabilidades. Esto permite un mejor control sobre la información confidencial, sin mencionar la eliminación de la necesidad de crear y administrar múltiples formularios para un proceso empresarial. La tecnología de firma digital mejora aún más la autenticidad de los formularios rellenados.
Ya sea que el uso sea básico o más avanzado e integrado con flujos de trabajo automatizados, los formularios electrónicos ayudan a estandarizar y mejorar los procesos de trabajo generales. La reducción de errores, la seguridad mejorada y la entrega rápida de información impactan la productividad interna y la satisfacción de los componentes externos.