¿Cuáles son los beneficios de una oficina sin papeles?
1. Una oficina sin papeles ahorra tiempo.
El primer y más inmediato beneficio de dejar de usar papel es el tiempo que ahorra su negocio. En los lugares de trabajo basados en papel, los equipos dedican tiempo a organizar, archivar y buscar documentos, y hay mucho margen para el error humano.
Cuando usa solo documentos digitales, puede crear, compartir, organizar y buscar documentos con solo presionar un botón. El tiempo que sus empleados ahorran con una oficina sin papel les permitirá concentrarse en tareas de misión crítica en lugar de hurgar en los archivadores.
2. Una oficina sin papeles ahorra espacio.
El almacenamiento de papel deja una gran huella. Los archivadores, las impresoras, las trituradoras y las estanterías ocupan un espacio considerable, y sus empleados deben determinar constantemente qué papeles almacenar y cuáles pueden tirar.
Si su empresa administra archivos digitales a través de un servidor local, aún debe dedicar algo de espacio a los documentos de su oficina. Sin embargo, un servidor puede ser tan grande o pequeño como sea necesario, ocupando una habitación completa o un espacio del tamaño de una torre de computadora. De cualquier manera, un sistema de archivo digital generalmente ocupa menos espacio que un archivo en papel.
3. Una oficina sin papel produce menos residuos.
Una oficina sin papel produce muchos menos residuos que los lugares de trabajo en papel. El papel afecta el medio ambiente al contribuir a la producción de gases de efecto invernadero y la deforestación, y las tintas y los tóneres a menudo se fabrican a partir de recursos no renovables. Si bien los sistemas de archivo digital no son perfectamente neutros en carbono, las oficinas sin papel tienen una huella de carbono mucho menor.
Los cambios incrementales lo ayudarán a dejar de usar papel
Si bien su instinto puede ser tomar un lápiz y papel, pasar a las opciones sin papel puede convertirse rápidamente en una práctica estándar en su empresa. A medida que su empresa realiza la transición a una oficina sin papel, realice un seguimiento de sus cambios y observe qué equipos están adoptando el entorno sin papel. Cuando vea que se están formando nuevos hábitos, premie el buen comportamiento.
Recuerde modificar sus objetivos para que se ajusten a las necesidades de su equipo. Las metas realistas lo ayudarán a mantener su oficina encaminada.
Entrénese para elegir servicios digitales siempre que pueda, pero no lo fuerce. Puede llevar tiempo, pero pronto se sentirá como una segunda naturaleza. Eventualmente, su negocio cosechará los beneficios de una oficina sin papel.