Consejos para ayudar a dejar de usar papel en tu negocio
Las herramientas tecnológicas, incluido el software y los servicios de gestión de documentos y formularios, hacen que crear una oficina sin papeles sea más fácil que nunca.
Una transición gradual de los sistemas de archivo en papel a los digitales puede ayudar a su equipo a adaptarse a los procesos comerciales sin papel.
Las soluciones sin papel ayudan a las empresas a ahorrar tiempo y espacio mientras producen menos residuos.
Una oficina paperless o paper-free minimiza el uso de papel físico en favor de los documentos digitales. En lugar de almacenar documentos en archivadores, las empresas almacenan archivos en computadoras y en la nube.
Las aplicaciones móviles, el software en línea y las plataformas de almacenamiento digital fácilmente disponibles en la actualidad están ayudando a marcar el comienzo de oficinas sin papel para más organizaciones que nunca. Si bien la transición a una oficina sin papel requiere tiempo y recursos, los beneficios de hacerlo superan con creces los desafíos.
Exploraremos herramientas, consejos y servicios que pueden ayudarlo a reducir la dependencia de su empresa de los documentos en papel para que su negocio pueda comenzar a ahorrar tiempo y dinero y reducir el desperdicio.
Cómo crear una oficina sin papel
1. Cambie sus hábitos de gestión de documentos para dejar de usar papel.
Examine cómo su empresa crea y administra documentos y encuentre alternativas digitales para reemplazar esos procesos.
Para cambiar sus hábitos de gestión de documentos, implemente los siguientes sistemas:
- Use herramientas de escaneo para dejar de usar papel. Use un escáner de documentos o aplicaciones de escaneo para escanear notas, documentos e imágenes para que estén todos en una ubicación digital.
- Utilice una solución de gestión de documentos para almacenar sus documentos sin papel. Ya sea que elija un servicio autohospedado o alojado en la nube, un sistema de administración de documentos puede actuar como un archivador digital. Las mejores soluciones de software de gestión de documentos ofrecen funciones como seguridad, funcionalidad móvil, facilidad de uso, uso compartido de documentos, colaboración y control de versiones.
- Utilice una solución de creación de formularios digitales. La digitalización de los formularios en papel es la solución más sencilla y sustentable para eliminar el papel y las extensas tareas administrativas. Optimiza la recopilación de datos en terreno, reduzca errores y ahorre de tiempo con formularios personalizados y profesionales.
2. Digitalice las funciones comerciales con software y servicios.
La contabilidad, las firmas de documentos, el seguimiento de gastos y el seguimiento del tiempo y la asistencia se encuentran entre las principales funciones comerciales que puede digitalizar. Considere los siguientes softwares y servicios que pueden ayudarlo a dejar de usar papel digitalizando las funciones comerciales:
- Software de contabilidad: un buen software de contabilidad empresarial lo ayuda a rastrear y controlar las finanzas de su empresa de forma segura y digital.
- Servicios de firma electrónica: en lugar de requerir una firma escrita en papel, los servicios de firma electrónica permiten a los empleados y clientes firmar documentos digitalmente.
- Aplicaciones de seguimiento de gastos: puede organizar y controlar digitalmente los gastos de su pequeña empresa con aplicaciones de seguimiento de gastos .
- Sistemas digitales de tiempo y asistencia: Realice un seguimiento digital de las horas laborales de los empleados utilizando una de las mejores soluciones de software de tiempo y asistencia.
3. Cambie a la facturación sin papel para crear una oficina sustentable.
La asistencia de instituciones y proveedores externos es esencial para una oficina sin papel. Solicite extractos bancarios sin papel, hable con sus proveedores sobre las opciones de facturas digitales e informe a los clientes sobre los correos electrónicos de órdenes de compra.
Estas opciones sin papel pueden ayudarlo a administrar sus libros. Además, puede escanear recibos en su teléfono inteligente e importarlos a su software de contabilidad para informes de gastos o declaraciones de impuestos.
4. Use la copia de seguridad y el almacenamiento de documentos en la nube para dejar de usar papel.
Las aplicaciones basadas en la nube son una forma conveniente de dejar de usar papel. Le ayudan a crear, guardar y acceder a la información a través de la nube en lugar de depender de documentos físicos o un servidor interno. Además, las aplicaciones basadas en la nube incluyen protocolos de seguridad incorporados y permiten archivos compartidos y colaboración. Después de la transición a una plataforma de documentos en la nube, puede reciclar los archivos y papeles físicos correspondientes.