¿Formularios electrónicos o en papel?
Hace muchísimos años, los formularios en papel eran lo último en productividad de oficinas. En ese momento, si querías una copia de un documento, había pocas opciones. Podías configurar una impresora para imprimir copias. O podías pedirle a un empleado que escribiera el material a mano.
Los formularios en papel mejoraron la productividad. En contraste con escribir un documento desde cero cada vez que tenías un pedido o una solicitud, fue un gran avance. Hoy tenemos una oportunidad diferente: los formularios digitales han llegado.
Si ya se siente cómodo utilizando formularios en papel, puede preguntarse por qué debería cambiar al uso de formularios digitales. Analicemos los pros y los contras de usar formularios en papel en su trabajo.
En muchas empresas, los formularios en papel son el status quo. Entonces, ¿por qué deberías considerar cambiar? Tómate un momento para considerar si los pros superan a los contras.
Los pros
- No requiere energía. Los formularios en papel no requieren batería ni conexión a Internet. Sólo una superficie plana, una pluma y suficiente luz para ver.
- Fácil de transferir. ¿Qué pasa si necesitas salir temprano del trabajo? Con un formulario en papel, puede entregar el formulario a un compañero de trabajo y pedirle que lo complete.
- Bajo costo. Fotocopiadoras e impresoras han hecho barato hacer copias.
Para ser justos, tomemos un momento para observar las desventajas de usar formularios en papel.
Los contras
- Dificultad para leer. ¿Alguna vez has leído el papeleo escrito a toda prisa? Es difícil distinguir los detalles. Si tiene que sacar a su personal del campo para aclarar lo que escribieron en sus formularios, ese es un costo para su negocio.
- Sin adjuntos. Con un formulario en papel, es difícil adjuntar información complementaria. Por ejemplo, describir un sitio de trabajo inseguro es más fácil si puede usar fotos y una descripción escrita.
- Transmisión lenta. Una vez que se completa un formulario en papel, debe transmitirse a la oficina central. Eso podría tomar horas o días dependiendo de su ubicación. Este tipo de demoras le dificultan la gestión de su negocio.
- El costo para procesar. Es posible que varios departamentos deban revisar un solo formulario en papel, especialmente si se trata de aprobaciones. El transporte del formulario en papel entre cada departamento ralentiza todo el flujo de trabajo.
- El costo para proteger y almacenar el papel. Hay tres costos significativos a largo plazo para los registros en papel: almacenamiento, retención y recuperación y destrucción.
- Difícil transferir información de formulario a una computadora. El análisis es difícil. Cuando su empresa recibe un formulario en papel, transferir esa información a una computadora es difícil. Incluso con los escáneres, debe inspeccionar cada formulario para asegurarse de que la información se haya recibido claramente.
- No hay análisis. No hay una manera fácil de analizar los datos contenidos en un formulario en papel sin volver a ingresarlos en una hoja de cálculo o un sistema separado. Sin datos de tendencias, ¿cómo puede tomar decisiones de gestión efectivas?
- Problemas de seguridad. A diferencia de la información digital, no hay forma de cifrar formularios en papel. ¡Eso significa que un formulario de papel perdido se puede leer fácilmente! A medida que el fraude se ha convertido en una industria multimillonaria, piense detenidamente en aceptar este riesgo.
Razones por las que necesita cambiarse a formularios digitales
Los formularios digitales son una herramienta útil para ayudarlo a convertirse en una oficina sin papel. Además de reducir los gastos de papel e impresión, los formularios digitales o móviles ofrecen estos beneficios :
- Soporte para dispositivos móviles. Ya sea que use Android o iPhone.
- Mantenga sus flujos de trabajo. No hay necesidad de cambiar todos tus hábitos de trabajo. Los formularios digitales se hacen para adaptarse a su flujo de trabajo (por ejemplo, solicitante, aprobador, análisis).
- Integración con su otro software. ¿Utilizas Excel? Ese es solo uno de los formatos que se pueden conectar a sus formularios móviles.
- Evite las tarifas de almacenamiento de papel. Si su compañía está gastando dinero cada año para almacenar registros fuera del sitio, es hora de abordar ese gasto. El almacenamiento digital no es costoso, especialmente en comparación con un proveedor de administración de registros tradicional.