1 – Elimina el papel desde el principio.

Los formularios electrónicos son más que una versión electrónica de un formulario en papel. Capturan, verifican, aprueban e integran datos rápidamente con los sistemas comerciales críticos que se utilizan para administrar las organizaciones. Cuando la información se captura y distribuye automáticamente sin un formulario en papel para comenzar, los procesos comerciales se simplifican, se mejora la eficiencia, se reducen los costos y su organización se vuelve un poco más ecológica.

2 – Libera la información necesaria para ejecutar su negocio.

La mayor parte de la información necesaria para administrar su negocio está atrapada en papel y equivalentes de papel, como documentos de Word y formularios preimpresos. Al capturar y trasladar información crucial, previamente atrapada, en los sistemas comerciales centrales de manera más rápida y asequible, los formularios electrónicos permiten a las organizaciones mejorar el servicio al cliente, acortar los tiempos de ciclo y reducir los costos operativos.

3 – Integra los datos con los sistemas empresariales principales de forma automática.

Una vez enviados, los datos ingresados ​​en un formulario digital se pueden guardar en una o más bases de datos del sistema empresarial de forma automática y sin inconvenientes. Con la integración, una base de datos existente puede auto-completar previamente un formulario, lo que permite la confirmación de la información y la eliminación del error del usuario. La integración es segura y funciona. Los datos capturados en formularios electrónicos generalmente se envían a recursos humanos, finanzas, atención al cliente y todas las áreas de la empresa.

4 – Mejora la precisión de los datos.

Las listas desplegables automáticas y las guías con instrucciones específicas de campo garantizan que los datos se capturen de forma precisa y completa. Los formularios electrónicos pueden completar automáticamente los campos en función de los datos ingresados ​​previamente y validar el formulario antes de enviarlo. Sin la necesidad de que alguien ingrese manualmente los datos de un formulario en papel en otro sistema, los errores de ingreso de datos se eliminan y no se pierden datos en la transcripción.

5 – Inicia el flujo de trabajo automatizado.

Una vez enviados, los formularios electrónicos pueden implementar un flujo de trabajo automatizado basado en las reglas comerciales de una organización. Las solicitudes de los empleados se pueden distribuir a la persona adecuada en Recursos Humanos para su revisión, los pedidos de ventas se pueden enviar a un gerente para su aprobación y luego a la distribución para la entrega, las solicitudes de crédito se pueden enviar al gerente apropiado en el departamento de finanzas para su revisión y aprobación inmediata. El flujo de trabajo automatizado es transparente, rápido y garantiza la responsabilidad.

6 – Los formularios electrónicos firmados digitalmente son legalmente vinculantes.

La tecnología de firma digital permite a los usuarios firmar un formulario electrónico sin la necesidad de certificados digitales distribuidos o autoridades de certificación de terceros.

7 – Fácil de diseñar y configurar.

Los formularios digitales son fáciles de diseñar, crear y publicar sin necesidad de conocimientos de programación. Las características como arrastrar y soltar y controles de validación de campo pre-construidos  aseguran diseños sofisticados con implementación sin problemas.

8 – Realice un ROI rápido.

Los formularios electrónicos pueden entregar un ROI en tan solo unos meses, dependiendo de la cantidad de formularios procesados ​​mensualmente. Los costos de completar formularios, los costos de procesamiento y los costos de corrección se reducen radicalmente. Los gastos relacionados con el papel, como suministros, almacenamiento y transporte, se eliminan por completo.